AIを使った議事録の作り方｜共有する前に確かめたいこと

情報確認日：2026年09月17日

「AIを使って議事録作成を効率化したいけれど、情報の正確性やセキュリティ面が不安…」そう悩んでいませんか？AIは非常に便利なツールですが、出力された内容をそのまま共有すると、ハルシネーション（もっともらしい嘘）や機密情報の漏洩といった重大なトラブルに繋がるリスクがあります。本記事では、個人情報保護委員会や経済産業省のガイドラインに基づき、安全にAIで議事録を作成するための具体的な手順と、公開前に必ず行うべき確認項目をチェックリスト形式で分かりやすく解説します。

AI議事録作成におけるセキュリティと個人情報保護の基本ルール

AIツールを業務で利用する際、最も注意しなければならないのがセキュリティと個人情報の取り扱いです。公的機関のガイドラインに沿った適切な設定を行いましょう。

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個人情報の取り扱いに注意する

個人情報保護委員会の注意喚起に基づき、本人の同意を得ずに個人データを含むテキストをAIサービスに入力しないよう注意が必要です。事前に名前や特定の個人を識別できる情報を削除するか、仮名化するなどの対策を行いましょう。

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データの学習利用を防ぐオプトアウト設定

経済産業省のAI事業者ガイドライン等でも示されている通り、入力したデータがAIの学習用データとして再利用されない設定（オプトアウト）にすることが重要です。API経由での利用や、ビジネスプランの契約、設定画面での学習オフ設定を確認してください。

効率的なAI議事録の作り方 4つの基本ステップ

AIを使ってスムーズに精度の高い議事録を作成するための、基本的なワークフローを解説します。

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ステップ1：クリアな音声の録音と文字起こし

会議の録音状態が悪いと、文字起こしの精度が下がり、AIの要約も不正確になります。マイクの位置を調整し、文字起こしツールを用いてテキスト化します。

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ステップ2：不要な情報のフィルタリング

文字起こしされたテキストから、本題とは関係のない雑談や、セキュリティ上入力すべきでない極秘情報、個人情報を事前にカットします。

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ステップ3：明確なプロンプトによる要約指示

単に「要約して」と指示するのではなく、「決定事項」「議論の経緯」「次回アクション（担当者と期限）」を分けて出力するようにプロンプトで指定します。

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ステップ4：人間による最終確認と修正

AIが出力したテキストをそのまま共有せず、必ず人間の目で内容の整合性を確認し、必要に応じて手動で修正を加えます。

AI出力後に「人が必ず行うべき」4つの確認項目

AIはもっともらしい嘘（ハルシネーション）をつくことがあります。以下の4項目は、共有前に必ず人間がダブルチェックしてください。

確認すること	実践のポイント
数値・日付・固有名詞の正確性	金額、スケジュール、人名、製品名などはAIが最も間違えやすい部分です。元の発言や資料と照らし合わせて、1文字のミスもないか確認します。
決定事項と次回アクションの整合性	会議で「誰が」「何を」「いつまでに」やることに決まったのか、AIの要約が実際の決定内容と矛盾していないかを確認します。
主語の抜け漏れと文脈のねじれ	日本語の文字起こしでは主語が省略されがちです。AIが要約する際に主語を誤解し、発言者が入れ替わっていないかチェックします。
ニュアンスや感情的な表現の補正	AIは言葉通りに要約するため、会議中の冗談や、皮肉、ニュアンスを誤解して深刻な決定事項のように出力することがあります。前後の文脈から判断して補正します。

AI議事録作成でよくある失敗事例と対策

多くの人が陥りがちな失敗パターンを知ることで、トラブルを未然に防ぐことができます。

1

失敗例：社外秘のプロジェクト情報を漏洩させてしまった

対策として、無料のAIツールをデフォルト設定のまま使用せず、必ずデータが保護される商用利用可能なプランや設定を選択することを徹底します。

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失敗例：AIが勝手に作った「存在しない決定事項」を共有してしまった

対策として、要約の元となった「文字起こしテキスト」の該当箇所を検索し、実際にその発言があったかどうかをファクトチェックする習慣をつけます。