毎日の定型作業を効率化する｜ルーティンを書き出して減らす進め方

情報確認日：2026年10月04日

「毎日同じ作業の繰り返しで、本当にやりたい仕事に手が回らない」「定型業務を効率化したいけれど、どこから手をつければいいのかわからない」と悩んでいませんか？毎日の定型作業を減らすためには、現状を可視化し、不要な手順を削ぎ落とす『業務整理』が不可欠です。本記事では、厚生労働省の「働き方・休み方改善ポータルサイト」の知見をベースに、初心者でも今日から実践できる定型作業の効率化手順と、すぐに使えるチェックリストをご紹介します。

定型作業に追われる原因と効率化の必要性

なぜ私たちは毎日同じ作業に追われ、時間が足りなくなってしまうのでしょうか。その原因を理解することが、効率化への近道です。

01

現状把握ができていない

自分がどの作業にどれだけの時間を費やしているか、正確に把握していないため、改善の糸口が見えません。

02

過去のやり方を踏襲している

「昔からこうしているから」という理由だけで、非効率な手順をそのまま続けているケースが多々あります。

03

判断迷いが発生している

手順が明確でないため、毎回「次は何をするんだっけ？」と考える時間（判断ロス）が発生しています。

効率化の第一歩：毎日の作業を「見える化」する棚卸し手順

効率化を始める前に、まずは自分が毎日行っている定型作業をすべて洗い出し、可視化することが大切です。

01

1日の行動をリアルタイムで記録する

朝から退勤までの作業内容と、それぞれにかかった時間を15分単位でメモします。

02

定型作業と非定型作業に分類する

毎日発生する「定型作業（メール返信、データ入力など）」と、突発的な「非定型作業」に分けます。

03

各作業の目的を明確にする

「この作業は誰のために、何のために行っているのか」を1行で書き出します。

無駄を削ぎ落とす「ECRSの原則」を活用した整理術

作業を可視化したら、次は無駄な手順を削減します。業務改善のフレームワークである「ECRS（イクルス）」を活用しましょう。

確認すること	実践のポイント
Eliminate（排除）：やめられないか	その作業自体をなくすことはできないか、本当に必要なのかを根本から疑います。
Combine（結合）：一緒にできないか	別々に行っていた類似の作業を、1つのタイミングにまとめて処理できないか検討します。
Rearrange（順序の変更）：順番を替えられないか	作業の順番を入れ替えることで、移動や待ち時間などのロスを減らせないか考えます。
Simplify（簡素化）：単純化できないか	テンプレートの活用や、ツールの導入によって、作業手順をより簡単にできないか模索します。

ミスと迷いをなくす「実践チェックリスト」の作り方

整理した手順を、誰がやっても同じ結果になる「チェックリスト」に落とし込みます。これにより、作業中の迷いやミスをゼロにします。

1

箇条書きで手順を時系列に並べる

作業の開始から終了まで、行う順番通りにステップを書き出します。

2

判断基準を明確にする

「確認する」だけでなく、「値が100以上なら承認、未満なら差し戻し」のように、具体的な基準を記載します。

3

5分以内で確認できる量に絞る

チェックリストが長すぎると形骸化するため、1つのリストは最大10項目程度に収めます。