休みが取りやすい職場をつくる仕事の共有｜休む直前の引き継ぎに頼らず、ふだんから「途中の仕事」を見える場所に置く

休みを取りにくくしている仕事の状態

休みが取りにくいと感じるとき、仕事の量だけでなく、仕事の置かれ方にも理由があることがあります。よく見られる状態を先に確かめておきます。

途中の状態が自分にしか分からない

取引先とのやりとりがどこまで進んでいるか、資料のどこまでできているかが、自分のメールや手元のメモの中にしかないことがあります。周りの人は手伝おうとしても、どこから手を付ければよいか分かりません。

決まった連絡先が一人になっている

取引先や社内のほかの部署から、いつも同じ人にだけ連絡が来ることがあります。その人が休むと連絡が止まり、休みの間も気になって確かめてしまう原因になります。

引き継ぎが休む直前に集中する

休みが決まってから引き継ぎの準備を始めると、前日や当日に作業が集中します。準備の手間が大きいほど、休むこと自体が負担に感じられ、予定を先送りしやすくなります。

共有を始める前に書き出しておくこと

いきなりすべての仕事を共有しようとすると、手が止まります。まずは自分の仕事を書き出し、どこから共有するかを決める材料にします。

今抱えている仕事の一覧

進めている案件、毎週や毎月くり返す作業、問い合わせへの対応などを、一行ずつ書き出します。細かく分けすぎず、人に説明するときの単位で書くと扱いやすくなります。

休んだ日に困りそうな仕事

一覧の中から、自分が一日いないと問い合わせが来そうなもの、期限が近いものに印を付けます。共有はこの印を付けたものから始めます。

仕事の情報がある場所

それぞれの仕事について、資料やメール、やりとりの記録がどこにあるかを書きます。個人のフォルダやメールの中にしかないものは、共有の場所へ移す候補になります。

休み方についての考え方

厚生労働省の働き方・休み方改善ポータルサイトでは、休暇を取りやすくするための考え方や、会社の取り組みの例が紹介されています。チームで話し合うときの材料として目を通しておくのもよいでしょう。

休む直前に引き継ぐ場合と、ふだんから共有しておく場合の違い

どちらも仕事を人に渡すことには変わりありませんが、かかる手間や、休みの間の安心感が変わってきます。

準備にかかる手間

休む直前の引き継ぎでは、すべての仕事の状態を一度に書き出す必要があり、前日に時間を取られがちです。ふだんから共有しておくと、休む前に足すのは最新の状態だけで済みます。

伝え漏れの起きやすさ

急いで書いた引き継ぎのメモは、本人にとって当たり前のことが抜けやすくなります。ふだんから共有していれば、周りの人が読んで分からないところを、休む前に聞いてもらえます。

休みの間の連絡

直前の引き継ぎだけだと、受け取った人が判断に迷い、休んでいる人に連絡が来ることがあります。ふだんから見える場所に情報があれば、まずそこを見て対応できる場面が増えます。

仕事を共有して休みを取りやすくする進め方

次の順に進めると、無理なく共有の範囲を広げられます。一度に全部を変える必要はありません。

具体例：取引先の窓口を一人で受け持っていた担当者の場合

小さな会社で、複数の取引先との連絡を一人で受け持っていた担当者の例です。

休みの間も連絡を確かめていた

はじめは、休みの日にもメールを確かめ、取引先からの質問に返事をしていました。周りの人に頼もうにも、どの案件がどこまで進んでいるかを説明するのに時間がかかり、自分でやったほうが早いと感じていました。

取引先ごとに一枚の表を作った

共有フォルダに、取引先ごとの表を作りました。今の案件、次にすること、先方の担当者の名前、よく聞かれる質問を書き、週の終わりに一度だけ書き直すことにしました。

同僚に一度読んでもらった

表を作ったあと、同僚に読んでもらい、分からないところを聞いてもらいました。自分では当たり前だと思っていた、見積もりの出し方の決まりが抜けていたことが分かりました。

休みの間の連絡が減った

次に休んだときは、同僚が表を見て取引先に答えられた場面がありました。戻ってから困ったことを聞き、表に足すようにしたところ、休みを申し出るときの気の重さが少し軽くなったと感じています。

休みと仕事の共有についてよくある疑問

仕事を共有して休みを取りやすくしようとするときに、よく出る疑問をまとめました。

共有すると自分の仕事を取られないか

仕事を共有することは、仕事を手放すこととは違います。担当はそのままで、周りの人が状態を知っているだけでも、休みの日の対応はしやすくなります。気になる場合は、担当者を共有の場所に書いておくとよいでしょう。

共有のための時間がとれない

最初は、困りそうな仕事を3つに絞り、一つにつき数行書くところから始めます。休む直前にまとめて引き継ぎを書く時間を、ふだんに少しずつ分けるという考え方です。

周りの人に負担がかからないか

休んでいる間の対応を頼む以上、相手の負担はゼロにはなりません。だからこそ、次に何をすればよいか、誰に聞けばよいかを先に書いておくと、相手が迷う時間を減らせます。お互いが休むときに同じようにできれば、負担は偏りにくくなります。

どこまで共有すればよいか

まずは、休んだ日に聞かれそうなことに答えられる程度で十分です。取引先との約束や、社外に出せない情報の扱いなど、社内の決まりがあるものはそれに沿って共有の範囲を決めます。

チームで休みを取りやすくするために話し合っておくこと

一人で共有を進めるだけでなく、チームで少し話し合っておくと、休みを取りやすい雰囲気が広がります。

共有の場所と書き方をそろえる

人によって書く場所や書き方が違うと、探すのに時間がかかります。どこに、何を書くかを簡単にそろえておくと、誰が休んでも同じように探せます。

休みの予定を早めに見せる

休みの予定を予定表などで早めに見せておくと、周りの人も仕事の段取りを組みやすくなります。休む人も、前もって共有の中身を見直す時間が取れます。

休みの間の連絡の決まり

急ぎのときだけ連絡する、連絡はこの方法で、のように、休みの間の連絡の決まりをチームで話しておきます。休む人も、休みを受け持つ人も、判断に迷いにくくなります。

休みを取る前の仕事の共有チェックリスト

休みを申し出る前に、仕事の共有について次の点を確かめてみてください。