生成AIの社内ルールの作り方｜禁止事項より先に「入れてよい情報」を決める

社内の決まりが空回りしやすい理由

決まりを作ったのに守られない、誰も読んでいない。そうなるのには、いくつかよくある理由があります。

使い方を知らないまま禁止を並べる

実際に社員がどんな場面でAIを使っているかを確かめずに作ると、現場の使い方と合わない決まりになります。合わない決まりは、読まれても守られにくくなります。

言葉があいまいで判断できない

「機密情報は入れない」と書いても、何が機密にあたるのかが人によって違います。例がないと、迷ったときにそれぞれの判断になってしまいます。

誰が確かめるのかが書かれていない

AIが出した文章や数字には、まちがいがふくまれることがあります。確かめる人と手順が決まっていないと、そのまま外に出てしまうおそれがあります。

決まりを作る前に書き出しておきたい4つのこと

文面を考える前に、次の4つを書き出しておくと、決まりの中身が自分の職場に合ったものになります。

いま使っている場面

メールの下書き、議事録のまとめ、企画のたたき台など、社員がすでにAIを使っている場面を聞き取ります。叱るためではなく、実態を知るためだと伝えると話してもらいやすくなります。

扱っている情報の種類

お客さまの名前や連絡先、取引先との契約の中身、社内の売上の数字など、ふだん扱う情報を種類ごとに書き出します。これが、入れてよい・入れないを分ける材料になります。

使っているサービスと設定

どのAIのサービスを、個人のアカウントで使っているのか会社のアカウントなのかを確かめます。入力した内容の扱いはサービスや設定によって違うため、利用規約や設定画面で確かめておきます。

困ったときの相談先

迷ったときに誰に聞けばよいかを決めておきます。小さな会社なら、代表や総務の担当者など、1人を決めておくだけでも判断がそろいやすくなります。

禁止を並べる決まりと、線引きから作る決まりの違い

同じ目的で作っても、組み立て方で使いやすさが変わります。よくある作り方を並べてみます。

「〇〇禁止」で始めるか、「使ってよい場面」から始めるか

禁止事項だけが並ぶと、使ってよいことまで遠慮してしまう人が出ます。使ってよい場面を先に書き、そのうえで避けることを書くほうが、安心して使えます。

言葉だけで書くか、例を添えるか

「個人情報を入れない」だけでなく、「お客さまの名前・電話番号・住所は入れない。名前を伏せた問い合わせの文面は入れてよい」のように例を添えると、迷う場面が減ります。

作って終わりにするか、見直す日を決めるか

AIのサービスは変わりやすく、作ったときの前提が合わなくなることがあります。3か月後など、見直す日を最初から決めておくと、古い決まりが残り続けるのを防げます。

社内のAIの決まりを作る5つの手順

ここからは、実際に決まりを作る順番です。1回1時間ほどの話し合いを数回に分けて進めるくらいが、小さな会社では取り組みやすい進め方です。

具体例：社員8人の事務所で1枚の決まりを作った場合

手順をあてはめた例を見てみます。お客さまとのやり取りが多い、社員8人の事務所の場合です。

聞き取って分かったこと

社員に聞くと、5人がメールの下書きに、2人が会議のメモのまとめにAIを使っていました。うち1人は、お客さまの名前が入ったままのメールを貼りつけていたことが分かりました。

線引きの例

入れてよいのは、社外に出ている自社の案内文や、名前を伏せた問い合わせの文面。入れないのは、お客さまの名前・連絡先・契約の金額、取引先から預かった資料、と決めました。

確かめ方の例

お客さまに送る文章は、送る人が全文を読み直してから送る。数字や日付は元の資料と照らし合わせる。迷ったときは総務の担当者に聞く、としました。

始めてから変えたこと

1か月後の見直しで、会議のメモに取引先の名前が入る場面が多いと分かり、「取引先の名前は記号に置きかえてから入れる」という一文を足しました。

社内の決まりづくりでよくある疑問

AIの使い方の決まりを作り始めたときに、よく出てくる疑問をまとめました。

全面的に禁止したほうが安全では

禁止にすれば心配は減るように見えますが、個人のスマートフォンなどで隠れて使われると、かえって何が起きているか分からなくなります。使い方をそろえるほうが、実態をつかみやすい場合もあります。

就業規則に書く必要はありますか

どこまで正式な規程にするかは、会社の規模や扱う情報によって違います。罰則などにふれる場合は、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談して決めてください。

サービスごとに決まりを変えるべきですか

入力した内容の扱いはサービスや設定で違うため、会社で使ってよいサービスを決め、そのサービスの規約を確かめておく方法があります。使ってよいサービスの名前を1枚の中に書いておくと迷いが減ります。

AIで作った文章や画像の権利が心配です

生成物の扱いには、まだ判断が分かれるところがあります。外に出すものは人が手を入れて確かめる、気になる使い方は専門家に相談する、という決まりにしておくと慎重に進められます。

決まりを根づかせるために心がけたいこと

決まりは、作ったあとにどう扱われるかで生きるかどうかが変わります。始めてからの数か月で心がけたいことです。

うまくいった使い方を共有する

守るべきことだけでなく、決まりの中でうまく使えた例を共有すると、決まりが「止めるもの」ではなく「使うための目安」として受け取られやすくなります。

迷いを報告しやすくする

「これは入れてよいのか」と迷ったことを、気軽に聞ける雰囲気を作ります。迷いが集まると、次の見直しで足すべきことが見えてきます。

まちがえたときの動き方を決めておく

入れてはいけない情報を入れてしまったときに、誰に何を伝えるかを決めておきます。隠さずに知らせてもらえる仕組みのほうが、早く手を打てます。

社内の決まりを始める前のチェックリスト

1枚の決まりを配る前に、次の項目を確かめます。