一日の予定の組み方｜詰め込みすぎて夕方に崩れる前に、空白を先に置いておく

予定を詰め込みすぎた日に起きていること

一日の予定がうまく回らない日には、似たようなことが起きています。まずは、どこで崩れているかを見てみます。

割り込みの時間が入っていない

電話、急ぎの相談、ちょっとした確認の依頼など、予定にない仕事は毎日のように入ってきます。予定がすき間なく埋まっていると、割り込みが1つ入っただけで、そのあとの予定が全部うしろにずれていきます。

仕事の時間を短く見積もっている

「この資料は30分で終わる」と思っていても、調べものや確認が入ると、思ったより長くかかることがよくあります。見積もりの短さが積み重なると、夕方には大きなずれになります。

移動や準備の時間が抜けている

会議と会議のあいだの移動、資料を開いて頭を切り替える時間は、予定表には書かれにくいものです。書かれていない時間の分だけ、次の予定に遅れていきます。

一日の予定を組む前に決めておくこと

予定を並べ始める前に、次の4つを決めておくと、詰め込みすぎを防ぎやすくなります。

その日に使える時間

始業から終業までの時間から、決まっている会議や来客の時間を引いて、自分の仕事に使える時間がどのくらいあるかを出します。思っていたより少ないと分かるだけでも、入れる仕事の量を考え直すきっかけになります。

空白にしておく時間

割り込みや見積もりのずれを受け止めるための時間です。午前と午後に1つずつ置いておくと、どちらかで崩れても立て直しやすくなります。どのくらいの長さが合うかは、仕事によって違います。

今日いちばん進めたい仕事

その日にこれだけは進めたい、という仕事を1つ決めます。頭がはっきりしている時間や、割り込みが少ない時間に置くと、手をつけやすくなります。

今日はやらない仕事

やることの一覧の中から、今日は手をつけないものを決めておきます。やらないと決めておくと、気になって手を出してしまうことが減ります。

やることを並べる予定と、空白から組む予定の違い

同じ一日でも、予定の組み方によって、夕方の状態が変わってきます。

すき間なく並べるか、空白を先に置くか

やることを順に並べていくと、気づけば予定がすき間なく埋まります。先に空白の時間を置き、残った時間に仕事を入れていくと、割り込みが入ってもほかの予定を動かさずに済むことが増えます。

ぎりぎりで見積もるか、少し長めに見積もるか

仕事にかかる時間をぎりぎりで見積もると、1つ遅れただけで次々にずれます。少し長めに見積もっておき、早く終わったら次の仕事を前に出すほうが、気持ちの面でも楽になります。

崩れたら諦めるか、夕方に組み直すか

予定が崩れた日に「今日はもうだめだ」と考えると、翌日も同じことが起きやすくなります。夕方に少しだけ時間を取り、終わらなかった仕事をいつやるかを決め直すと、次の日の予定が立てやすくなります。

一日の予定を組む5つの手順

ここからは、明日の予定を実際に組むときの流れです。前の日の夕方か、当日の朝に行います。

具体例：割り込みの多い事務の仕事の一日を組み直した場合

手順をあてはめた例を見てみます。小さな会社で、経理と総務の仕事を1人で受け持っている人の場合です。

使える時間を出した

9時から18時までのうち、朝の打ち合わせと昼休みを引くと、自分の仕事に使えるのは7時間ほどでした。そこに電話や来客の対応も入るため、実際に机に向かえる時間はもっと少ないと分かりました。

空白を2つ置いた

電話が多い11時ごろと、社員からの相談が増える16時ごろに、それぞれ30分の空白を置きました。何も起きなかった日は、その時間に細かい仕事を片づけることにしました。

入る仕事だけを選んだ

月末の請求書の準備をいちばん進めたい仕事として朝に置き、残りの時間に入る仕事を3つ選びました。備品の注文や書類の整理は、入らなかったので翌日に回しました。

夕方に見直した

夕方に見直すと、請求書の準備は思ったより時間がかかっていました。次からは同じ仕事を少し長めに見積もることにし、残った分は翌日の朝に入れました。

一日の予定の組み方でよくある疑問

予定の組み方を見直そうとしている人から、よく出てくる疑問をまとめました。

空白の時間がもったいなく感じます

何もない時間を置くのは、はじめは落ち着かないかもしれません。ただ、割り込みが入ったときに使える時間があると、ほかの予定を動かさずに済みます。何も起きなければ、細かい仕事や翌日の準備に使えば無駄にはなりません。

予定を細かく決めるほどよいですか

10分ごとに予定を決めると、少しずれただけで全部組み直すことになります。30分や1時間くらいのまとまりで、何をするかを決めるくらいのほうが続けやすい人もいます。

毎日予定を立てる時間がありません

夕方の5分で、明日いちばん進めたい仕事と空白の時間だけを決めておく方法もあります。全部を決めなくても、大事なところだけ決まっていれば、翌朝の動き出しが楽になります。

働く時間そのものが長すぎる気がします

予定の組み方を変えても、仕事の量が多すぎる状態は変わらないことがあります。厚生労働省の働き方・休み方改善ポータルサイトには、働き方や休み方を見直すときの考え方がまとめられています。職場で相談するときの材料にもなります。

予定の組み方を続けるための工夫

一度うまくいっても、忙しい時期にはもとに戻りがちです。続けるための工夫を3つ挙げます。

見積もりのずれを記録する

「30分のつもりが1時間かかった」といったずれを、簡単にメモしておきます。同じ仕事のずれが分かってくると、次の見積もりが合いやすくなります。

空白の時間を守る

空白の時間に、ほかの会議や仕事を入れたくなることがあります。どうしても入れるときは、別の時間に空白を移しておくと、余白がなくなるのを防げます。

うまくいった日の形を残す

予定どおりに進んだ日の予定表を、ひな形として残しておきます。忙しい日でも、そのひな形をもとに組めば、一から考える手間が減ります。

一日の予定を組む前のチェックリスト

明日の予定を組むときに、次の項目を確かめます。