表計算の作業をAIで効率化するときの頼み方｜関数づくりは任せて、数字の確かめは自分で持つ

表計算の作業でAIを使ってもうまくいかないとき

AIに表計算のことを聞いたのに、思ったように進まない。そんなときには、いくつか共通する理由があります。

表の形が伝わっていない

「売上を月ごとに合計する式を教えて」とだけ頼むと、AIはよくある表の形を想定して答えます。自分の表では日付がB列にあるのに、A列を前提にした式が返ってくる、ということが起きます。

ほしい結果があいまい

「見やすくしたい」「集計したい」だけでは、どんな表ができあがればよいのかが伝わりません。行に何を並べ、列に何を並べたいかまで書かないと、手直しのやりとりが増えていきます。

出てきた式をそのまま使っている

AIが出した式は、それらしく見えても、範囲のずれや条件の抜けがあることがあります。表全体にそのまま広げると、間違いに気づかないまま数字を報告してしまうおそれがあります。

AIに頼みやすい表計算の作業

表計算のすべてをAIに任せる必要はありません。頼みやすい作業から選ぶと、手間を減らしやすくなります。

関数や式を考えてもらう

「条件に合う行だけを合計したい」「二つの表を商品コードでつなげたい」といった、やりたいことを言葉で伝えて、使う関数と式を考えてもらいます。関数の名前を覚えていなくても、目的から探せます。

式の意味を説明してもらう

前任者が作った表に、長くて読めない式が入っていることがあります。式をそのまま貼り付けて、何をしている式なのかを一つずつ説明してもらうと、直すときの手がかりになります。

表を整える手順を聞く

全角と半角が混ざった列をそろえる、空白の行を消す、日付の形をそろえるといった作業は、手順を聞いておくと次から自分で進められます。

集計表の形を考えてもらう

どんな切り口でまとめると見やすいか、行と列の組み合わせの案を出してもらいます。案は一つに決めず、自分の報告の目的に合うものを選びます。

あいまいな頼み方と、表の形を伝える頼み方の違い

同じ作業を頼んでも、伝え方によって返ってくる答えの使いやすさが変わります。

「集計して」と頼むか、列の名前と位置を伝えるか

「売上を集計して」だけでは、AIは表の形を推測するしかありません。「A列が日付、C列が担当者、E列が金額」のように列の名前と位置を伝えると、自分の表にそのまま近い式が返ってきやすくなります。

結果の形を任せるか、先に書いておくか

できあがりの形を任せると、思っていたものと違う表が出てくることがあります。「行に担当者、列に月を並べ、金額の合計を入れたい」と先に書いておくと、やりとりが少なく済みます。

そのまま使うか、少ない行で試すか

出てきた式をすぐに表全体へ広げると、間違いがあったときに直す範囲が大きくなります。まず数行だけで試し、手で計算した数字と合うかを見てから広げると、安心して使えます。

表計算の作業をAIで効率化する5つの手順

ここからは、毎月くり返している作業を1つ選んで、AIに頼むまでの流れです。

具体例：店舗ごとの売上を毎月まとめる作業の場合

手順をあてはめた例を見てみます。小さな会社で、3つの店舗の売上を毎月一つの表にまとめている人の場合です。

作業を選んだ

毎月、店舗ごとの売上の表をコピーして貼り付け、電卓で合計を確かめていました。この作業に毎月2時間ほどかかっていたため、ここをAIに相談することにしました。

表の形と結果を伝えた

「A列が日付、B列が店舗名、D列が金額。店舗ごと・月ごとに金額を合計した表を別のシートに作りたい。返品の行はC列に『返品』と書いてあるので除きたい」と頼みました。金額そのものは貼り付けませんでした。

小さな範囲で試した

返ってきた式を、1店舗の1週間分だけで試しました。すると、返品の行が除かれていないことに気づき、条件の書き方をAIに聞き直して直しました。

確かめ方を決めた

表ができてからも、毎月の合計だけは元の表の合計と見比べることにしました。作業の時間は短くなりましたが、数字を確かめる時間は残しています。

表計算でAIを使うときによくある疑問

表計算の作業にAIを使おうとしている人から、よく出てくる疑問をまとめました。

表のデータをそのまま貼り付けてもよいですか

お客さまの名前や取引の金額など、外に出してはいけない情報が入っていることがあります。会社や取引先の決まりを確かめ、分からないときは列の名前と表の形だけを伝える方法があります。

AIの式が動かないときはどうしますか

表に出たエラーの表示や、思っていた数字と実際の数字をそのまま伝えて、どこが違うかを聞き直します。使っている表計算のソフトの名前を伝えると、合う式が返ってきやすくなります。

関数を覚えなくてもよくなりますか

AIに聞けば式は作れますが、式の意味が分からないと、間違いに気づきにくくなります。よく使う関数だけでも、何をしているかを説明してもらい、少しずつ分かるようにしておくと安心です。

会社でAIを使うときに気を付けることはありますか

経済産業省のAI事業者ガイドラインでは、AIを使う事業者が気を付けたい点が整理されています。会社に生成AIの決まりがあるときは、その決まりに沿って使います。

AIに頼んだ表計算を続けて使うための工夫

一度うまくいっても、表の形が変わると式が合わなくなることがあります。続けて使うための工夫を3つ挙げます。

表の形を変えるときは式も見直す

列を足したり、順番を入れ替えたりすると、式の範囲がずれることがあります。表の形を変えたら、残しておいた頼み方の文を直して、もう一度AIに聞き直します。

確かめ方を一緒に残す

どの数字をどう見比べれば正しいと言えるかを、式と一緒にメモしておきます。ほかの人に作業を引き継ぐときにも、確かめ方が分かっていると安心です。

任せる作業を少しずつ広げる

1つの作業でうまくいったら、似た作業にも同じ頼み方を使ってみます。一度にたくさんの作業を変えると、どこで間違えたのかが分かりにくくなります。

AIに表計算を頼む前のチェックリスト

表計算の作業をAIに頼む前に、次の項目を確かめます。