外注の依頼範囲の決め方：「どこまで任せるか」は、作業の流れを書き出してから線を引く

依頼の範囲があいまいなときに起きやすいこと

外注で起きる行き違いの多くは、頼む側と受ける側で、思い描いている作業の範囲が少しずつ違うところから始まります。よくある場面を見ておきます。

前後の作業がどちらの担当か分からない

資料づくりを頼んだつもりでも、元になる数字を集めるところまで入るのか、できあがった資料を印刷して配るところまで入るのかは、言葉にしないと伝わりません。前後の作業ほど、どちらがするかが抜け落ちやすくなります。

直しの回数で揉める

できあがったものを何回まで直してもらえるのかを決めていないと、頼む側は何度でも直せると考え、受ける側は一回で終わると考えていることがあります。直しが重なると、費用や期限にも影響が出ます。

結局自分で手を入れることになる

受け取ったものが思っていた形と違うと、最後は自分で直すことになりがちです。そうなると、外注で減らしたかった手間がほとんど減らず、頼んだ意味を感じにくくなります。

範囲を決める前に手元にそろえておくもの

依頼の範囲は、頭の中だけで考えると抜けが出やすくなります。次のものを手元に置いてから考え始めると、線を引く場所が見えやすくなります。

その仕事の最近の実物

先月作った資料、最近更新したページ、入力済みの帳簿など、その仕事のできあがりの実物を用意します。何を受け取れば仕事が終わるのかを、相手にも見せながら話せます。

かかっている時間のめやす

その仕事に毎回どのくらい時間を使っているかを、おおまかに書き出しておきます。どの作業に時間がかかっているかが分かると、どこを任せると助かるかを考えやすくなります。

相手に渡せない情報の一覧

顧客の名簿やお金に関わる情報など、外に出したくない情報を先に書き出しておきます。渡せない情報に触れる作業は、範囲から外すか、渡し方を別に考える必要があります。

公的な相談先の情報

中小企業庁の経営サポートのページでは、中小企業や小規模事業者に向けた支援や相談の窓口が紹介されています。外注を含めた仕事の進め方に迷ったときに、相談先を探す手がかりになります。

任せたい作業を並べる決め方と、作業の流れから線を引く決め方の違い

依頼の範囲の決め方には、任せたい作業を思いつくまま並べるやり方と、作業の流れを順に書き出してから区切るやり方があります。二つを比べます。

見えている作業だけになりやすい

任せたい作業を並べるやり方は手早く始められますが、目立つ作業だけが書かれ、準備やあと片付けのような細かい作業が抜けやすくなります。抜けた作業が、あとから「どちらがするのか」の話になります。

前後のつながりが見える

作業の流れを最初から最後まで順に書き出すと、どの作業の前に何が必要で、終わったあとに何が続くのかが見えます。線を引いた場所の前後で、何を渡し、何を受け取るかも決めやすくなります。

自分で持つ部分がはっきりする

流れを書き出すと、途中にある「決める」「確かめる」「お客さまに出す」といった作業が目に入ります。こうした作業を自分で持つと先に決めておくと、残りの作業から任せる範囲を選べます。

作業の流れから依頼の範囲を決める進め方

次の順に進めると、外注の依頼範囲を決めて、依頼文の形にまとめやすくなります。

具体例：月に一度の会報づくりを外注した小さな教室の場合

生徒向けの会報を毎月作っていた、少人数で運営している教室の例です。

会報づくり全部を頼もうとしていた

はじめは、会報づくりをまるごと頼めば楽になると考えていました。ところが、どこまでが会報づくりなのかを聞かれて、すぐには答えられませんでした。

作業を順に書き出した

そこで、先月の会報を見ながら、記事の話題を決める、写真を集める、文章を書く、紙面に並べる、見直す、印刷する、生徒に配る、と作業を順に書き出しました。

話題決めと見直しは手元に残した

話題を決めることと、できあがった紙面を見直すことは、教室の考えを伝える部分なので自分で持つことにしました。文章を整えて紙面に並べる作業を、ひと続きのまとまりとして頼むことにしました。

受け渡しが短くなった

依頼文に、渡すもの（話題のメモと写真）、受け取る形（印刷用のファイル）、やらないこと（印刷と配布）を書いて送りました。相手から確認の質問が減り、毎月のやりとりが短くなったと感じています。

外注の依頼範囲でよくある疑問

外注の依頼範囲を決めるときに、よく出る疑問をまとめました。

範囲は最初から細かく決めるべきか

最初からすべてを細かく決めるのは難しいことが多いでしょう。まずは、やること・やらないこと・渡すもの・受け取る形の四つを決めて始め、何回か頼むうちに足りない部分を書き足していくやり方もあります。

相手に範囲を決めてもらってもよいか

経験のある相手なら、範囲の決め方を提案してもらえることもあります。その場合も、自分で持つ部分だけは先に伝えておくと、提案をもとに話を進めやすくなります。

途中で範囲を広げたくなったら

頼んでいるうちに、ほかの作業もお願いしたくなることがあります。そのときは、同じやりとりの中で何となく頼むのではなく、新しい依頼として範囲と条件を相手と確かめ直すと、行き違いを防ぎやすくなります。

直しの回数はどう決めるか

直しの回数や、直しに含まれる内容は、仕事の種類や相手によって考え方が違います。依頼の前に相手のやり方を聞き、依頼文に書いておくと、あとで食い違いにくくなります。

依頼文にまとめるときに気をつけたいこと

範囲を決めたら、相手に伝わる形で依頼文にまとめます。書くときに気をつけたい点です。

言葉の意味をそろえる

「資料を作る」「ページを直す」のような言葉は、人によって思い描く作業の量が違います。できあがりの実物を添えたり、作業を一行ずつ書いたりして、言葉の意味をそろえます。

期限は受け渡しごとに書く

最後の期限だけでなく、下書きを受け取る日、直しを返す日など、受け渡しのたびの期限を書いておくと、途中で止まっている作業に気づきやすくなります。

決まったことを残しておく

電話や打ち合わせで決まったことは、あとでメールや文書で送り、お互いに同じものを持っておきます。次に頼むときも、その記録をもとに依頼文を作れます。

外注を依頼する前のチェックリスト

依頼文を送る前に、次の点を確かめてみてください。